Gestión de usuarios de un proyecto
- Fernanda Walker
Dentro de cada proyecto existe un módulo llamado “Usuarios“, desde el cual se gestionan los roles de los usuarios y grupos que se han invitado al proyecto.
Para acceder selecciona la opción “Usuarios“ en el menú lateral de la izquierda:
Estas son las funcionalidades disponibles dentro de este módulo:
Invitar usuarios
Si tienes los permisos pertinentes, puedes invitar a un nuevo usuario a formar parte de un proyecto desde el botón “+ Add user“ del panel de usuarios.
Se abrirá una ventana en donde puedes agregar el email de uno o varios usuarios a los que quieras invitar:
Los usuarios invitados aparecerán en estado “En espera“ hasta que acepten la invitación a través del enlace que le llegará a su correo al enviar la invitación. Aunque el usuario este “En espera“, puedes asignarles los roles que quieras y en el momento que acepte la invitación accederán con el rol correspondiente.
Si quieres cancelar una invitación, puedes hacerlo desde el menú de 3 puntos en la opción “Cancelar invitación“.
Una vez que el usuario haya aceptado la invitación se borrara el estado “En espera“.
Registro de usuario
Al invitar a un usuario este recibirá un correo con un link en para aceptar la invitación.
Si el usuario aún no está registrado en la plataforma, el link lo llevará al formulario de registro.
Una vez completados los datos del formulario el usuario invitado podrá acceder al proyecto.
Ver información de un usuario
Para acceder a la información de un usuario, haz clic en el menú de 3 puntos y selecciona la opción “Ver información“:
Se abrirá una ventana con el nombre, correo electrónico y grupos a los que pertenece el usuario (los grupos creados desde la organización se mostrarán con un fondo más oscuro y con la leyenda “ORGANIZACIÓN“). Si el usuario no se ha añadido a ningún grupo, esto último aparecerá vacío.
Creación de grupos
Puedes agrupar usuarios para que sea más sencillo gestionar las personas que están dentro de cada rol, ya que al añadir un grupo a un rol, estarás añadiendo a todos los usuarios que formen parte de él en un solo paso.
Para crear un grupo, lo primero que tendrás que hacer es cambiar del panel de usuarios al de grupos, haciendo clic en la pestaña “Grupos“.
Una vez que se visualice el panel de “Grupos” haz clic en el botón “Nuevo grupo“.
Se abrirá una ventana la que podrás darle un nombre al grupo, así como buscar y añadir los usuarios que quieras que formen parte de él:
Para crear el grupo tiene que añadir al menos un usuario, pero más adelante podrás editar el grupo, ya se para borrar o añadir nuevos usuarios. Una vez que hayas terminado, haz clic en “Crear grupo“:
El nuevo grupo se añadirá al listado de grupos en el panel “Grupos“. El número que aparece al lado del botón de 3 puntos en cada grupo, corresponde al número de usuarios que tiene cada grupo.
Editar/ver información de un grupo de usuario
En el listado de grupos podrás ver tanto los grupos que se hayan creado dentro del proyecto, como aquellos que se hayan creado en la organización y desde la gestión de usuarios de dicha organización hayan sido añadidos al proyecto. Estos grupos creados en la organización se muestran de un color más oscuro y con la etiqueta “Grupo de la organización“ por encima del nombre del grupo.
Puedes editar el nombre y usuarios de los grupos creados en el proyecto. Para ello haz clic en el icono de 3 puntos y selecciona la opción “Editar grupo“:
Se abrirá una ventana en donde podrás modificar el nombre del grupo, así como borrar o buscar y añadir nuevos usuarios. Una vez que hayas terminado, haz clic en el botón “Guardar“.
Los grupos que hayan sido creados desde la organización no podrán ser modificados desde el proyecto. Pero sí puedes ver su información clicando en la opción “Ver información“ del menú que se abre al clicar el icono de 3 puntos.
Se abrirá una ventana en donde podrás ver el nombre del grupo, así como los usuarios que forman parte de él. La modificación de la información de un grupo de este tipo tiene que realizarce desde la gestión de usuarios de la organización y para acceder a ella y hacer modificaciones tienes que tener los permisos necesarios.
Asignar usuarios y/o grupos a un rol
Puedes asignar un usuario o un grupo de usuarios a un rol, es decir, asignarles los permisos que necesitas que tengan para acceder al contenido del proyecto.
Si quieres añadir un usuario, en el panel “Usuarios“ localiza a dicho usuario y posiciona el ratón sobre el icono de 3 rayas que se encuentra en su extremo izquierdo para arrastrarlo; suéltalo sobre el rol al que quieras añadirlo.
Una vez añadido, podrás ver el nombre del usuario dentro del rol. El número que aparece al lado del nombre del rol corresponde al número de usuarios que hay dentro de él.
Además de añadir usuarios individualmente, también puedes seleccionar y añadir varios a la vez clicando en el “check box“ que se encuentra al lado del nombre del usuario. Una vez que hayas seleccionado todos los usuarios que desees añadir simultáneamente, posicióna el ratón sobre sobre el icono de 3 rayas que se encuentra en su extremo izquierdo de cualquiera de los usuarios, al clicar podrás arrastralos y soltarlos todos a la vez sobre el rol que desees.
La flecha que se encuentra a la derecha del nombre de cada rol, permite abrir y colapsar el mismo. Si lo tienes abierto, podrás ver el listado de usuarios y grupos de usuarios que se han añadido a cada rol.
Si quieres asignarle un rol a un grupo, primero haz clic en la pestaña “Grupos“ del panel lateral, como se indica en la imagen:
Puedes añadir uno o varios grupos a la vez, ya sea arrastrando uno o seleccionado varios y soltándolos sobre el rol que quieras asignarles.
Al soltarlos sobre el grupo, podrás ver el o los grupos que hayas añadido en el listado del rol:
La flecha que se encuentra a la derecha del nombre de cada grupo, permite abrir y colapsar el mismo. Si lo tienes abierto, podrás ver el listado de usuarios y grupos de usuarios que forman parte del grupo. Si necesitas editar los usuarios que se encuentran dentro del grupo, tienes que hacerlo desde el panel “Grupos“.
Quitar usuarios y/o grupos de un rol
Quitar un usuario o un grupo de un rol significa quitarle los permisos que se otorgan con ese rol, pero el usuario o el grupo siguen existiendo en el proyecto y podrán encontrarse y volverse a añadir a ese u otro rol en el momento en el que se desee desde el panel de usuarios.
Para quitar un usuario o un grupo de un rol, basta con clicar sobre el ícono “X“ que se encuentra en el extremo derecho de cada usuario y grupo:
Eliminar un usuario del proyecto
Al eliminar un usuario de un proyecto, éste pierde el permiso para acceder al mismo. Pero el usuario sigue existiendo dentro de la organización y puede volver a añadirse al proyecto, a no ser que se desactive al usuario desde la gestión de usuarios de la organización.
Para eliminar un usuario del proyecto búscalo en el panel lateral dentro del listado de la pestaña “Usuarios“, haz clic en el menú de 3 puntos y selecciona la opción “Eliminar del proyecto“:
Se abrirá una ventana para que confirmes que quieres eliminar el usuario:
Borrar un grupo del proyecto
Al eliminar un grupo de un proyecto los usuarios que pertencen al grupo seguirán existiendo, pero si habían sido incluídos en uno o varios roles mediante el grupo, perderán el acceso.
Para borrar un grupo del proyecto, búscalo en el panel lateral dentro del listado de la pestaña “Grupos“, haz clic en el menú de 3 puntos y selecciona la opción “Borrar grupo“:
Se abrirá una ventana para que confirmes que quieres borrar el grupo:
Los grupos que se han creado y añadido desde la organización, no pueden borrarse desde el proyecto, lo único que se puede hacer con ellos es ver su información. Si se desea borrar uno de estos grupos, es necesario hacerlo desde la gestión de usuarios de la organización.