The Organization is the top level of the MonoM customer account and only users with permissions will be able to access its administration space. A customer account can have one or several organizations.
You can get there by clicking on the selector on the left side menu below the MonoM logo that indicates the organization or project you are in. You will see the name of the Organization in gray and in capital letters and, if you have the appropriate permissions, you will see a gear icon.By clicking on this icon, you will access the Organization's administration area and, once you select the "Users" option in the menu on the left, you will be able to start managing the organization's users.
Invite users
If you have the required permissions, you can invite a new user to join the organization from the "+ Add user" button in the users panel.
A window will open where you can add the email address of one or more users you want to invite:
The users invited will appear in "Pending" status until they accept the invitation through the link they will receive in their email when the invitation is sent. Even if the users are in “Pending” status, you can add them to the projects you want and as soon as they accepts the invitation they will be able to access them.
If you want to cancel an invitation, you can do so from the 3-dot icon by selecting the "Cancel invitation" option.
Once the user has accepted the invitation, the "Pending" status will be cleared.
User registration
When inviting a user, she/he will receive an email with a link to accept the invitation.
If the user is not yet registered on the platform, the link will take her/him to the registration form.
Once the invited user has completed the form, she/he will be able to access the organization.
View user information
To access a user's information, click on the 3-dot icon and select the "View information" option:
A window will open with the name, e-mail and groups where the user has been added to. If the user has not been added to any group, this last field will be empty.
Creating groups
You can group users to make it easier to manage the members of each project, since by adding a group to a project, you will be adding all the users that are part of it in a single step.
To create a group, the first thing you will need to do is switch from the users panel to the groups panel by clicking on the "Groups" tab.
Once the "Groups" panel is displayed click on the "New group" button.
This will open a window in which you can name the group, as well as search for and add the users you want to be part of it:
Para crear el grupo tiene que añadir al menos un usuario, pero más adelante podrás editar el grupo, ya se para borrar o añadir nuevos usuarios. Una vez que hayas terminado, haz clic en “Crear grupo“:
El nuevo grupo se añadirá al listado de grupos en el panel “Grupos“. El número que aparece al lado del botón de 3 puntos en cada grupo, corresponde al número de usuarios que tiene cada grupo.
Editar información de un grupo de usuario
Para editar el nombre y usuarios de un grupo, haz clic en el botón de 3 puntos y selecciona la opción “Editar información“:
Se abrirá una ventana en donde podrás modificar el nombre del grupo, así como borrar o buscar y añadir nuevos usuarios. Una vez que hayas terminado, haz clic en el botón “Guardar“.
Asignar usuarios y/o grupos a proyectos
Puedes asignar un usuario o un grupo de usuarios a un proyecto, es decir, añadirlos al proyecto para que puedan acceder a él y a su contenido.
Si quieres añadir un usuario, en el panel “Usuarios“ localiza a dicho usuario y posiciona el ratón sobre el icono de 3 rayas que se encuentra en su extremo izquierdo para arrastrarlo; suéltalo sobre el proyecto al que quieras añadirlo.
Una vez añadido, podrás ver el nombre del usuario dentro del proyecto. El número que aparece al lado del nombre del proyecto corresponde al número de usuarios que hay dentro de él.
Además de añadir usuarios individualmente, también puedes seleccionar y añadir varios a la vez clicando en el “check box“ que se encuentra al lado del nombre del usuario. Una vez que hayas seleccionado todos los usuarios que desees añadir simultáneamente, posicióna el ratón sobre sobre el icono de 3 rayas que se encuentra en su extremo izquierdo de cualquiera de los usuarios, al clicar podrás arrastralos y soltarlos todos a la vez sobre el proyecto que desees.
La flecha que se encuentra a la derecha del nombre de cada proyecto, permite abrir y colapsar el mismo. Si lo tienes abierto, podrás ver el listado de usuarios y grupos de usuarios que se han añadido para que puedan acceder al proyecto.
Si quieres añadir un grupo a un proyecto, primero haz clic en la pestaña “Grupos“ del panel lateral, como se indica en la imagen:
Puedes añadir uno o varios grupos a la vez, ya sea arrastrando uno o seleccionado varios y soltándolos sobre el proyecto al que quieras añadirlo.
Al soltarlos sobre el grupo, podrás ver el o los grupos que hayas añadido en el listado del proyecto:
La flecha que se encuentra a la derecha del nombre de cada grupo, permite abrir y colapsar el mismo. Si lo tienes abierto, podrás ver el listado de usuarios y grupos de usuarios que forman parte del grupo. Si necesitas editar los usuarios que se encuentran dentro del grupo, tienes que hacerlo desde el panel “Grupos“.
Quitar usuarios y/o grupos de un proyecto
Quitar un usuario o un grupo de un proyecto significa quitarle los permisos de acceso al mismo, pero el usuario o el grupo siguen existiendo en la organización y podrán encontrarse y volverse a añadir a ese u otro proyecto en el momento en el que se desee.
Para quitar un usuario o un grupo de un proyecto, basta con clicar sobre el ícono “X“ que se encuentra en el extremo derecho de cada usuario y grupo:
Desactivar un usuario de la organización
El desactivar un usuario de una organización significa borrarlo del todo de la misma. Al desactivarlo, ese usuario dejará de existir tanto en la organización como en los proyectos a los que había sido invitado/añadido.
Para desactivar un usuario búscalo en el panel lateral dentro del listado de la pestaña “Usuarios“, haz clic en el icono de 3 puntos y selecciona la opción “Desactivar usuario“:
Se abrirá una ventana para que confirmes que quieres desactivar el usuario:
Borrar un grupo de la organización
El borrar un grupo de una organización lo elimina del todo no solo en la organización, sino también en los proyectos en los que había sido añadido. Los usuarios dentro del grupo seguirán existiendo, pero si habían sido incluídos en uno o varios proyectos mediante el grupo, perderán el acceso.
Para borrar un grupo de una organización, búscalo en el panel lateral dentro del listado de la pestaña “Grupos“, haz clic en el menú de 3 puntos y selecciona la opción “Borrar grupo“:
Se abrirá una ventana para que confirmes que quieres borrar el grupo:
