Organización y proyectos.
La configuración de las organizaciones y los proyectos disponibles dentro de cada una de ellas se realiza por parte del equipo de MonoM.
El nivel superior de una cuenta de cliente de MonoM es el de organización. Una cuenta puede tener una o varias organizaciones. Y, a su vez, una organización puede contener uno o varios proyectos.
Solo los usuarios con permisos podrán tener acceso al nivel superior de administración de la Organización. Así mismo, solo los usuarios que hayan sido invitados a un proyecto, tendrán acceso al mismo. Los permisos de acceso tanto a una organización, como a un proyecto, se administran desde el módulo de gestión de “Usuarios”.
El selector que se encuentra debajo del logotipo de MonoM, en el menú lateral derecho, te indica la organización o proyecto en el que te encuentras.
En el ejemplo de la imagen de abajo, estaríamos dentro del proyecto “MonoM demo“, que forma parte de la organización “MonoM Lab“, tal como puede verse en el desplegable del selector. En el selector el nombre de los proyectos, va siempre precedido de las iniciales de la organización a la que pertenece.
Al hacer clic en él podrás cambiar de proyecto o acceder a la administración de la organización que desees, siempre y cuando tengas permiso de acceso.
Solo podrás añadir usuarios y grupos a los diferentes proyectos o roles dentro de cada proyecto si tienes permisos para hacerlo. Si no solo podrás consultar la información.
Gestión de usuarios de la Organización
La Organización es el nivel superior de la cuenta de cliente de MonoM y solo usuarios con permisos podrán acceder a su espacio de administración. Una cuenta de cliente puede tener una o varias organizaciones.
Para acceder, puedes hacerlo desde el menú lateral izquierdo, haciendo clic en el selector que se encuentra debajo del logotipo de MonoM y que indica la organización o el proyecto donde te encuentras. Podrás ver el nombre de la Organización en gris y en mayúsculas y, si tienes los permisos pertinentes, podrás ver el icono de un engranaje. Al hacer clic en dicho icono, accederás al espacio de administraciób de la Organización.
Invitar usuarios
Si tienes los permisos pertinentes, puedes invitar a un nuevo usuario a formar parte de la Organización desde el botón “+ Añadir usuario“ del panel de usuarios.
Se abrirá una ventana en donde puedes agregar el email de uno o varios usuarios a los que quieras invitar:
Los usuarios invitados aparecerán en estado “En espera“ hasta que acepten la invitación a través del enlace que le llegará a su correo al enviar la invitación. Aunque el usuario este “En espera“, puedes añadirlo a los proyectos que quieras y en el momento que acepte la invitación podrá acceder a ellos.
Si quieres cancelar una invitación, puedes hacerlo desde el menú de 3 puntos en la opción “Cancelar invitación“.
Una vez que el usuario haya aceptado la invitación se borrara el estado “En espera“.
Registro de usuario
Al invitar a un usuario este recibirá un correo con un link en para aceptar la invitación.
Si el usuario aún no está registrado en la plataforma, el link lo llevará al formulario de registro.
Una vez completados los datos del formulario el usuario invitado podrá acceder a la Organización.
Ver información de un usuario
Para acceder a la información de un usuario, haz clic en el menú de 3 puntos y selecciona la opción “Ver información“:
Se abrirá una ventana con el nombre, correo electrónico y grupos a los que pertenece el usuario. Si el usuario no se ha añadido a ningún grupo, esto último aparecerá vacío.
Creación de grupos
Puedes agrupar usuarios para que sea más sencillo gestionar las personas que están dentro de cada proyecto, ya que al añadir un grupo a un proyecto, estarás añadiendo a todos los usuarios que formen parte de él en un solo paso.
Para crear un grupo, lo primero que tendrás que hacer es cambiar del panel de usuarios al de grupos, haciendo clic en la pestaña “Grupos“.
Una vez que se visualice el panel de “Grupos” haz clic en el botón “Nuevo grupo“.
Se abrirá una ventana la que podrás darle un nombre al grupo, así como buscar y añadir los usuarios que quieras que formen parte de él:
Para crear el grupo tiene que añadir al menos un usuario, pero más adelante podrás editar el grupo, ya se para borrar o añadir nuevos usuarios. Una vez que hayas terminado, haz clic en “Crear grupo“:
El nuevo grupo se añadirá al listado de grupos en el panel “Grupos“. El número que aparece al lado del botón de 3 puntos en cada grupo, corresponde al número de usuarios que tiene cada grupo.
Editar información de un grupo de usuario
Para editar el nombre y usuarios de un grupo, haz clic en el menú de 3 puntos y selecciona la opción “Editar información“:
Se abrirá una ventana en donde podrás modificar el nombre del grupo, así como borrar o buscar y añadir nuevos usuarios. Una vez que hayas terminado, haz clic en el botón “Guardar“.
Asignar usuarios y/o grupos a proyectos
Puedes asignar un usuario o un grupo de usuarios a un proyecto, es decir, añadirlos al proyecto para que puedan acceder a él y a su contenido.
Si quieres añadir un usuario, en el panel “Usuarios“ localiza a dicho usuario y posiciona el ratón sobre el icono de 3 rayas que se encuentra en su extremo izquierdo para arrastrarlo; suéltalo sobre el proyecto al que quieras añadirlo.
Una vez añadido, podrás ver el nombre del usuario dentro del proyecto. El número que aparece al lado del nombre del proyecto corresponde al número de usuarios que hay dentro de él.
Además de añadir usuarios individualmente, también puedes seleccionar y añadir varios a la vez clicando en el “check box“ que se encuentra al lado del nombre del usuario. Una vez que hayas seleccionado todos los usuarios que desees añadir simultáneamente, posicióna el ratón sobre sobre el icono de 3 rayas que se encuentra en su extremo izquierdo de cualquiera de los usuarios, al clicar podrás arrastralos y soltarlos todos a la vez sobre el proyecto que desees.
La flecha que se encuentra a la derecha del nombre de cada proyecto, permite abrir y colapsar el mismo. Si lo tienes abierto, podrás ver el listado de usuarios y grupos de usuarios que se han añadido para que puedan acceder al proyecto.
Si quieres añadir un grupo a un proyecto, primero haz clic en la pestaña “Grupos“ del panel lateral, como se indica en la imagen:
Puedes añadir uno o varios grupos a la vez, ya sea arrastrando uno o seleccionado varios y soltándolos sobre el proyecto al que quieras añadirlo.
Al soltarlos sobre el grupo, podrás ver el o los grupos que hayas añadido en el listado del proyecto:
La flecha que se encuentra a la derecha del nombre de cada grupo, permite abrir y colapsar el mismo. Si lo tienes abierto, podrás ver el listado de usuarios y grupos de usuarios que forman parte del grupo. Si necesitas editar los usuarios que se encuentran dentro del grupo, tienes que hacerlo desde el panel “Grupos“.
Quitar usuarios y/o grupos de un proyecto
Quitar un usuario o un grupo de un proyecto significa quitarle los permisos de acceso al mismo, pero el usuario o el grupo siguen existiendo en la organización y podrán encontrarse y volverse a añadir a ese u otro proyecto en el momento en el que se desee.
Para quitar un usuario o un grupo de un proyecto, basta con clicar sobre el ícono “X“ que se encuentra en el extremo derecho de cada usuario y grupo:
Desactivar un usuario de la organización
El desactivar un usuario de una organización significa borrarlo del todo de la misma. Al desactivarlo, ese usuario dejará de existir tanto en la organización como en los proyectos a los que había sido invitado/añadido.
Para desactivar un usuario búscalo en el panel lateral dentro del listado de la pestaña “Usuarios“, haz clic en el menú de 3 puntos y selecciona la opción “Desactivar usuario“:
Se abrirá una ventana para que confirmes que quieres desactivar el usuario:
Borrar un grupo de la organización
El borrar un grupo de una organización lo elimina del todo no solo en la organización, sino también en los proyectos en los que había sido añadido. Los usuarios dentro del grupo seguirán existiendo, pero si habían sido incluídos en uno o varios proyectos mediante el grupo, perderán el acceso.
Para borrar un grupo de una organización, búscalo en el panel lateral dentro del listado de la pestaña “Grupos“, haz clic en el menú de 3 puntos y selecciona la opción “Borrar grupo“:
Se abrirá una ventana para que confirmes que quieres borrar el grupo:
Gestión de usuarios de un proyecto
Invitar usuarios
Si tienes los permisos pertinentes, puedes invitar a un nuevo usuario a formar parte de un proyecto desde el botón “+ Add user“ del panel de usuarios.
Se abrirá una ventana en donde puedes agregar el email de uno o varios usuarios a los que quieras invitar:
Los usuarios invitados aparecerán en estado “En espera“ hasta que acepten la invitación a través del enlace que le llegará a su correo al enviar la invitación. Aunque el usuario este “En espera“, puedes asignarles los roles que quieras y en el momento que acepte la invitación accederán con el rol correspondiente.
Si quieres cancelar una invitación, puedes hacerlo desde el menú de 3 puntos en la opción “Cancelar invitación“.
Una vez que el usuario haya aceptado la invitación se borrara el estado “En espera“.
Registro de usuario
Al invitar a un usuario este recibirá un correo con un link en para aceptar la invitación.
Si el usuario aún no está registrado en la plataforma, el link lo llevará al formulario de registro.
Una vez completados los datos del formulario el usuario invitado podrá acceder al proyecto.
Ver información de usuario
Para acceder a la información de un usuario, haz clic en el menú de 3 puntos y selecciona la opción “Ver información“:
Se abrirá una ventana con el nombre, correo electrónico y grupos a los que pertenece el usuario (los grupos creados desde la organización se mostrarán con un fondo más oscuro y con la leyenda “ORGANIZACIÓN“). Si el usuario no se ha añadido a ningún grupo, esto último aparecerá vacío.
