Within each project there is a module called "Users", from which the roles of the users and groups that have been invited to the project are managed.
To access it, select the "Users" option in the left lateral menu:
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These are the functionalities available within this module:
| Table of Contents |
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Invite users
If you have the required permissions, you can invite a new user to join a project from the "+ Add user" button in the user panel.
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Once the user has accepted the invitation, the "Pending" status will be cleared.
User registration
When inviting a user, she/he will receive an email with a link to accept the invitation.
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Once the invited user has completed the form, she/he will be able to access the organization.
Ver información de un usuario
Para acceder a la información de un usuario, haz clic en el menú de 3 puntos y selecciona la opción “Ver información“:
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Se abrirá una ventana con el nombre, correo electrónico y grupos a los que pertenece el usuario (los grupos creados desde la organización se mostrarán con un fondo más oscuro y con la leyenda “ORGANIZACIÓN“). Si el usuario no se ha añadido a ningún grupo, esto último aparecerá vacío.
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Creación de grupos
Puedes agrupar usuarios para que sea más sencillo gestionar las personas que están dentro de cada rol, ya que al añadir un grupo a un rol, estarás añadiendo a todos los usuarios que formen parte de él en un solo paso.
Para crear un grupo, lo primero que tendrás que hacer es cambiar del panel de usuarios al de grupos, haciendo clic en la pestaña “Grupos“.
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Una vez que se visualice el panel de “Grupos” haz clic en el botón “Nuevo grupo“.
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Se abrirá una ventana la que podrás darle un nombre al grupo, así como buscar y añadir los usuarios que quieras que formen parte de él:
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Para crear el grupo tiene que añadir al menos un usuario, pero más adelante podrás editar el grupo, ya se para borrar o añadir nuevos usuarios. Una vez que hayas terminado, haz clic en “Crear grupo“:
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El nuevo grupo se añadirá al listado de grupos en el panel “Grupos“. El número que aparece al lado del botón de 3 puntos en cada grupo, corresponde al número de usuarios que tiene cada grupo.
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Editar/Ver información de un grupo de usuario
En el listado de grupos podrás ver tanto los grupos que se hayan creado dentro del proyecto, como aquellos que se hayan creado en la organización y desde la gestión de usuarios de dicha organización hayan sido añadidos al proyecto. Estos grupos creados en la administración se muestran de un color más oscuro y con la etiqueta “Grupo de la organización“ por encima del nombre del grupo.
Puedes editar el nombre y usuarios de los grupos creados en el proyecto. Para ello haz clic en el icono de 3 puntos y selecciona la opción “Editar grupo“:
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Se abrirá una ventana en donde podrás modificar el nombre del grupo, así como borrar o buscar y añadir nuevos usuarios. Una vez que hayas terminado, haz clic en el botón “Guardar“.
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Los grupos que hayan sido creados desde la organización no podrán ser modificados desde el proyecto. Pero sí puedes ver su información clicando en la opción “Ver información“ del menú que se abre al clicar el icono de 3 puntos.
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Se abrirá una ventana en donde podrás ver el nombre del grupo, así como los usuarios que forman parte de él. La modificación de la información de un grupo de este tipo tiene que realizarce desde la gestión de usuarios de la organización y para acceder a ella y hacer modificaciones tienes que tener los permisos necesarios.
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Asignar usuarios y/o grupos a un rol
Puedes asignar un usuario o un grupo de usuarios a un rol, es decir, asignarles los permisos que necesitas que tengan para acceder al contenido del proyecto.
Si quieres añadir un usuario, en el panel “Usuarios“ localiza a dicho usuario y posiciona el ratón sobre el icono de 3 rayas que se encuentra en su extremo izquierdo para arrastrarlo; suéltalo sobre el rol al que quieras añadirlo.
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Una vez añadido, podrás ver el nombre del usuario dentro del rol. El número que aparece al lado del nombre del rol corresponde al número de usuarios que hay dentro de él.
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Además de añadir usuarios individualmente, también puedes seleccionar y añadir varios a la vez clicando en el “check box“ que se encuentra al lado del nombre del usuario. Una vez que hayas seleccionado todos los usuarios que desees añadir simultáneamente, posicióna el ratón sobre sobre el icono de 3 rayas que se encuentra en su extremo izquierdo de cualquiera de los usuarios, al clicar podrás arrastralos y soltarlos todos a la vez sobre el rol que desees.
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La flecha que se encuentra a la derecha del nombre de cada rol, permite abrir y colapsar el mismo. Si lo tienes abierto, podrás ver el listado de usuarios y grupos de usuarios que se han añadido a cada rol.
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Si quieres asignarle un rol a un grupo, primero haz clic en la pestaña “Grupos“ del panel lateral, como se indica en la imagen:
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Puedes añadir uno o varios grupos a la vez, ya sea arrastrando uno o seleccionado varios y soltándolos sobre el rol que quieras asignarles.
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Al soltarlos sobre el grupo, podrás ver el o los grupos que hayas añadido en el listado del rol:
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La flecha que se encuentra a la derecha del nombre de cada grupo, permite abrir y colapsar el mismo. Si lo tienes abierto, podrás ver el listado de usuarios y grupos de usuarios que forman parte del grupo. Si necesitas editar los usuarios que se encuentran dentro del grupo, tienes que hacerlo desde el panel “Grupos“.
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Quitar usuarios y/o grupos de un rol
Quitar un usuario o un grupo de un rol significa quitarle los permisos que se otorgan con ese rol, pero el usuario o el grupo siguen existiendo en el proyecto y podrán encontrarse y volverse a añadir a ese u otro rol en el momento en el que se desee desde el panel de usuarios.
Para quitar un usuario o un grupo de un rol, basta con clicar sobre el ícono “X“ que se encuentra en el extremo derecho de cada usuario y grupo:
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Eliminar un usuario del proyecto
Al eliminar un usuario de un proyecto, éste pierde el permiso para acceder al mismo. Pero el usuario sigue existiendo dentro de la organización y puede volver a añadirse al proyecto, a no ser que se desactive al usuario desde la gestión de usuarios de la organización.
Para eliminar un usuario del proyecto búscalo en el panel lateral dentro del listado de la pestaña “Usuarios“, haz clic en el menú de 3 puntos y selecciona la opción “Eliminar del proyecto“:
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Se abrirá una ventana para que confirmes que quieres eliminar el usuario:
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Borrar un grupo del proyecto
Al eliminar un grupo de un proyecto los usuarios que pertencen al grupo seguirán existiendo, pero si habían sido incluídos en uno o varios roles mediante el grupo, perderán el acceso.
Para borrar un grupo del proyecto, búscalo en el panel lateral dentro del listado de la pestaña “Grupos“, haz clic en el menú de 3 puntos y selecciona la opción “Borrar grupo“:
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Se abrirá una ventana para que confirmes que quieres borrar el grupo:
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Los grupos que se han creado y añadido desde la organización, no pueden borrarse desde el proyecto, lo único que se puede hacer con ellos es ver su información. Si se desea borrar uno de estos grupos, es necesario hacerlo desde la gestión de usuarios de la organización.
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View user information
To access a user's information, click on the 3-dot icon and select the "View information" option:
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This will open a window with the name, e-mail and groups the user belongs to (groups created from the organization will be displayed with a darker background and with the label "ORGANIZATION"). If the user has not been added to any group, this last field will be empty.
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Creating groups
You can group users to make it easier to manage the people in each role, because when you add a group to a role, you will be adding all the users that are part of it in one step.
To create a group, the first thing you will need to do is switch from the users panel to the groups panel by clicking on the "Groups" tab.
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Once the "Groups" panel is displayed click on the "New group" button.
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This will open a window in which you can name the group, as well as search for and add the users you want to be part of it:
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To create the group you have to add at least one user, but later on you will be able to edit the group, either to delete or add new users. Once you are done, click on "Create group":
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The new group will be added to the list of groups in the "Groups" panel. The number next to the 3-dot button in each group corresponds to the number of users in each group.
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Edit/view group information
In the list of groups you can see both the groups that have been created within the project and those that have been created in the organization and added to the project from the users management section of that organization. These groups created in the organization are shown in a darker color and with the label "Organization group" over the group name.
You can edit the name and users of the groups created in the project. To do this click on the 3-dot icon and select the "Edit group" option:
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This will open a window where you can change the name of the group, delete or search for and add new users. Once you are done, click the "Save" button.
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Groups that have been created from the organization cannot be modified from the project. But you can view their information by clicking on the "View information" option in the menu that opens when you click on the 3 dots icon.
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This will open a window where you can to see the name of the group, as well as the users that are part of it. The modifications of a group’s information of this type has to be done from the users management of the organization and to access it and make changes you must have the required permissions.
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Assign users and/or groups to a role
You can assign a user or a group of users to a role, that is, give them the permissions that you need them to have to access the content of the project.
If you want to add a user, in the "Users" panel, locate the user and place the mouse over the 3-dashed icon on the left side to drag it; drop it over the role you want to assign it to.
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Once added, you will see the user's name within the role. The number next to the role name corresponds to the number of users assigned to it.
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In addition to adding individual users, you can also select and add several users at once by clicking on the check box next to each user's name. Once you have selected all the users you wish to add simultaneously, place the mouse over the 3-dashed icon on the left side of any of the users, then drag and drop them all at once into the desired role.
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The arrow to the right of each role name allows you to open and collapse it. When it’s open, you can see the list of users and groups that have been added to the role.
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If you want to assign a role to a group, first click on the "Groups" tab in the side panel, as shown in the image:
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You can add one or several groups at a time, either by dragging one or selecting several and dropping them on the role you want to assign to them.
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When you drop them, you will see the group(s) you have added in the role list:
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The arrow to the right of each group name allows you to open and collapse the group. If you have it open, you will be able to see the list of users that are part of the group. If you need to edit the users within the group, you can do it from the "Groups" panel.
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Remove users and/or groups from a role
Removing a user or group from a role means removing the permissions granted with that role, but the user or group still exists in the project and can be found and added back to that or another role at any time from the user panel.
To remove a user or group from a role, just click on the "X" icon at the right side of each user and group:
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Remove a user from the project
When a user is removed from a project, she/he loses permission to access the project. But the user still exists within the organization and can be added back to the project, unless the user is deactivated from the organization's user management.
To remove a user look for it in the side panel under the "Users" tab list, click on the 3 dots icon and select the "Remove from project" option:
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A window will open for you to confirm that you want to remove that user:
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Delete a group from the project
When deleting a group from a project, the users that belong to that group will continue to exist, but if they had been included in one or more roles through the group, they will lose access.
To delete a group from a project, find it in the side panel under the "Groups" tab list, click on the 3-dot menu and select the "Delete group" option:
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A window will open for you to confirm that you want to delete the group:
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Groups that have been created and added from the organization cannot be deleted from the project, the only thing that can be done with them is view their information. If you want to delete one of these groups, it is necessary to do it from the user management of the organization.
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