Invite users
If you have the required permissions, you can invite a new user to join a project from the "+ Add user" button in the user panel.
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Once the user has accepted the invitation, the "Pending" status will be cleared.
User registration
When inviting a user, she/he will receive an email with a link to accept the invitation.
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Once the invited user has completed the form, she/he will be able to access the organization.
Ver información de un usuario
Para acceder a la información de un usuario, haz clic en el menú de 3 puntos y selecciona la opción “Ver información“:
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Se abrirá una ventana con el nombre, correo electrónico y grupos a los que pertenece el usuario (los grupos creados desde la organización se mostrarán con un fondo más oscuro y con la leyenda “ORGANIZACIÓN“). Si el usuario no se ha añadido a ningún grupo, esto último aparecerá vacío.
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Creación de grupos
Puedes agrupar usuarios para que sea más sencillo gestionar las personas que están dentro de cada rol, ya que al añadir un grupo a un rol, estarás añadiendo a todos los usuarios que formen parte de él en un solo paso.
Para crear un grupo, lo primero que tendrás que hacer es cambiar del panel de usuarios al de grupos, haciendo clic en la pestaña “Grupos“.
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Una vez que se visualice el panel de “Grupos” haz clic en el botón “Nuevo grupo“.
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Se abrirá una ventana la que podrás darle un nombre al grupo, así como buscar y añadir los usuarios que quieras que formen parte de él:
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Para crear el grupo tiene que añadir al menos un usuario, pero más adelante podrás editar el grupo, ya se para borrar o añadir nuevos usuarios. Una vez que hayas terminado, haz clic en “Crear grupo“:
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El nuevo grupo se añadirá al listado de grupos en el panel “Grupos“. El número que aparece al lado del botón de 3 puntos en cada grupo, corresponde al número de usuarios que tiene cada grupo.
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Editar/Ver información de un grupo de usuario
En el listado de grupos podrás ver tanto los grupos que se hayan creado dentro del proyecto, como aquellos que se hayan creado en la organización y desde la gestión de usuarios de dicha organización hayan sido añadidos al proyecto. Estos grupos creados en la administración se muestran de un color más oscuro y con la etiqueta “Grupo de la organización“ por encima del nombre del grupo.
Puedes editar el nombre y usuarios de los grupos creados en el proyecto. Para ello haz clic en el icono de 3 puntos y selecciona la opción “Editar grupo“:
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Se abrirá una ventana en donde podrás modificar el nombre del grupo, así como borrar o buscar y añadir nuevos usuarios. Una vez que hayas terminado, haz clic en el botón “Guardar“.
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Los grupos que hayan sido creados desde la organización no podrán ser modificados desde el proyecto. Pero sí puedes ver su información clicando en la opción “Ver información“ del menú que se abre al clicar el icono de 3 puntos.
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View user information
To access a user's information, click on the 3-dot icon and select the "View information" option:
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This will open a window with the name, e-mail and groups the user belongs to (groups created from the organization will be displayed with a darker background and with the label "ORGANIZATION"). If the user has not been added to any group, this last field will be empty.
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Creating groups
You can group users to make it easier to manage the people in each role, because when you add a group to a role, you will be adding all the users that are part of it in one step.
To create a group, the first thing you will need to do is switch from the users panel to the groups panel by clicking on the "Groups" tab.
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Once the "Groups" panel is displayed click on the "New group" button.
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This will open a window in which you can name the group, as well as search for and add the users you want to be part of it:
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To create the group you have to add at least one user, but later on you will be able to edit the group, either to delete or add new users. Once you are done, click on "Create group":
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The new group will be added to the list of groups in the "Groups" panel. The number next to the 3-dot button in each group corresponds to the number of users in each group.
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Edit/View group information
In the list of groups you can see both the groups that have been created within the project and those that have been created in the organization and added to the project from the users management section of that organization. These groups created in the organization are shown in a darker color and with the label "Organization group" over the group name.
You can edit the name and users of the groups created in the project. To do this click on the 3-dot icon and select the "Edit group" option:
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This will open a window where you can change the name of the group, delete or search for and add new users. Once you are done, click the "Save" button.
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Groups that have been created from the organization cannot be modified from the project. But you can view their information by clicking on the "View information" option in the menu that opens when you click on the 3 dots icon.
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This will open a window where you can to see the name of the group, as well as the users that are part of it. The modifications of a group’s information of this type has to be done from the users management of the organization and to access it and make changes you must have the required permissions.
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Asignar usuarios y/o grupos a un rol
Puedes asignar un usuario o un grupo de usuarios a un rol, es decir, asignarles los permisos que necesitas que tengan para acceder al contenido del proyecto.
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La flecha que se encuentra a la derecha del nombre de cada grupo, permite abrir y colapsar el mismo. Si lo tienes abierto, podrás ver el listado de usuarios y grupos de usuarios que forman parte del grupo. Si necesitas editar los usuarios que se encuentran dentro del grupo, tienes que hacerlo desde el panel “Grupos“.
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Quitar usuarios y/o grupos de un rol
Quitar un usuario o un grupo de un rol significa quitarle los permisos que se otorgan con ese rol, pero el usuario o el grupo siguen existiendo en el proyecto y podrán encontrarse y volverse a añadir a ese u otro rol en el momento en el que se desee desde el panel de usuarios.
Para quitar un usuario o un grupo de un rol, basta con clicar sobre el ícono “X“ que se encuentra en el extremo derecho de cada usuario y grupo:
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Eliminar un usuario del proyecto
Al eliminar un usuario de un proyecto, éste pierde el permiso para acceder al mismo. Pero el usuario sigue existiendo dentro de la organización y puede volver a añadirse al proyecto, a no ser que se desactive al usuario desde la gestión de usuarios de la organización.
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Se abrirá una ventana para que confirmes que quieres eliminar el usuario:
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Borrar un grupo del proyecto
Al eliminar un grupo de un proyecto los usuarios que pertencen al grupo seguirán existiendo, pero si habían sido incluídos en uno o varios roles mediante el grupo, perderán el acceso.
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